Kongressorganisation · Berlin und bundesweit
Tagungen und Kongresse
Wir organisieren Fachkongresse, Jahrestagungen und Konferenzen für Verbände, Fachgesellschaften, Unternehmen und Institutionen – als Agentur oder als Veranstalter mit eigenem wirtschaftlichem Risiko.
Formate
Für jede Größe und jedes Fachgebiet
Unsere Abläufe sind branchenunabhängig. Ob Jahrestagung mit Industrieausstellung, Symposium am Abend oder mehrtägiger Kongress mit Live-Stream: Wir passen Organisation und Systeme an Ihr Format an.
Fachkongresse und Jahrestagungen
Mehrtägig, mit parallelen Sessions, Ausstellung und Abendveranstaltung.
Symposien und Fortbildungen
Kompakte Formate mit klarem Programm, oft als wiederkehrende Reihe.
Unternehmenskonferenzen
Kick-offs, Partnertage und Fachkonferenzen mit Rahmenprogramm.
Hybride und Online-Formate
Live-Stream, Online-Teilnahme und Präsenz in einer Veranstaltung.
Leistungen
Komplett oder in Modulen
Sie entscheiden, ob wir den gesamten Kongress verantworten oder einzelne Bereiche übernehmen. Die Module greifen ineinander und lassen sich jederzeit erweitern.
Kongressorganisation und PCO
- Konzeption, Zeitplan und Budgetplanung
- Location-Suche und Vertragsverhandlung
- Projektsteuerung aller Dienstleister
- Veranstalterrolle mit wirtschaftlichem Risiko
Teilnehmer- und Referentenmanagement
- Online-Registrierung und Teilnahmegebühren
- Abstract- und Referentenmanagement
- Badges, Check-in und Teilnahmebescheinigungen
- Rechnungsstellung und Abrechnung
Digitale Kongresslösungen
- Kongresswebseite und Programmdarstellung
- Live-Stream und hybride Formate
- Anmeldestand in Echtzeit
Ausstellung und Sponsoring
- Sponsoringkonzepte und Akquise
- Ausstellungsplanung und Standvergabe
- Betreuung der Aussteller vor Ort
Technik, Ausstattung und Rahmenprogramm
- Veranstaltungstechnik, Bühne und Raumkonzept
- Abendveranstaltung und Showprogramm
- Hotel- und Reisemanagement, Transfers
Digitale Systeme
Teilnehmermanagement aus eigener Entwicklung
Registrierung, Rechnungen, Abstracts und Auswertungen laufen bei uns nicht über verstreute Tabellen, sondern über eigene, automatisierte Systeme. Das spart Ihrem Team Arbeit und gibt Ihnen jederzeit einen aktuellen Stand.
- Anmeldung, Bestätigung und Rechnung automatisch in einem Schritt
- Live-Dashboard mit Anmeldekurve für Veranstalter
- Online-Begutachtung von Abstracts durch Ihre Jury
- Badges, Check-in und Teilnahmebescheinigungen aus denselben Daten
Ablauf
So arbeiten wir
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Schritt 1
Erstgespräch und Briefing
Anlass, Ziele, Gäste und Rahmen – wir hören zu und stellen die richtigen Fragen.
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Schritt 2
Konzept und Angebot
Idee, Location-Vorschläge, Zeitplan und eine transparente Kalkulation.
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Schritt 3
Planung und Vorbereitung
Wir buchen, koordinieren und stimmen alle Details mit Ihnen ab.
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Schritt 4
Durchführung vor Ort
Ablaufregie und Steuerung aller Dienstleister am Veranstaltungstag.
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Schritt 5
Abrechnung und Nachbereitung
Gebündelte Abrechnung aller Gewerke und auf Wunsch Foto- und Filmdokumentation.
Einblicke
Aus unseren Veranstaltungen
Häufige Fragen
Fragen und Antworten
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie uns an unter 030 20 60 88 0.
Was macht eine Kongressagentur bzw. ein PCO?
Ein Professional Congress Organizer (PCO) plant und organisiert einen Kongress im Auftrag des Veranstalters: von Budget, Location und Programmorganisation über Teilnehmer- und Referentenmanagement bis zur Abrechnung. GRAND CONCEPT übernimmt diese Rolle vollständig oder in einzelnen Bereichen.
Für welche Branchen organisiert ihr Kongresse?
Unsere Abläufe sind branchenunabhängig. Wir arbeiten für Verbände, Fachgesellschaften, Unternehmen, Kliniken, Hochschulen und öffentliche Institutionen.
Ab welcher Teilnehmerzahl lohnt sich eine Kongressagentur?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist der Aufwand: Sobald Registrierung, Teilnahmegebühren, Ausstellung oder Referentenbetreuung anfallen, entlastet eine Agentur spürbar. Wir organisieren kompakte Symposien ebenso wie mehrtägige Kongresse.
Könnt ihr auch nur einzelne Aufgaben übernehmen?
Ja. Viele Auftraggeber geben nur Teilbereiche ab, etwa die Online-Registrierung, das Referentenmanagement oder die Ausstellerbetreuung. Weitere Module lassen sich jederzeit ergänzen.
Wie funktioniert eure Online-Registrierung?
Teilnehmende melden sich online an und erhalten automatisch Bestätigung und Rechnung. Alle Daten laufen in unserer Datenbank zusammen, den Anmeldestand sehen Sie jederzeit in einem Live-Dashboard.
Unterstützt ihr beim Abstract- und Referentenmanagement?
Ja. Wir sammeln Einreichungen online, organisieren die Begutachtung durch Ihre Jury über eine eigene Review-Plattform und betreuen Referierende von der Einladung bis zum Auftritt.
Übernehmt ihr die Akquise von Sponsoren und Ausstellern?
Ja. Wir entwickeln Sponsoringpakete, sprechen Unternehmen an, planen die Ausstellungsfläche und betreuen die Aussteller vor Ort. Sponsoring und Ausstellung tragen oft einen wesentlichen Teil der Finanzierung.
Bietet ihr hybride Kongresse und Live-Streams an?
Ja. Wir setzen Präsenzkongresse, hybride Formate und reine Online-Veranstaltungen mit Live-Stream um, inklusive Technik und Erfassung der Online-Teilnahme.
Könnt ihr als Veranstalter auftreten?
Ja. Auf Wunsch übernehmen wir die Veranstalterrolle mit Verträgen, Teilnahmegebühren und wirtschaftlichem Risiko. Die inhaltliche Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Wie früh sollte die Planung eines Kongresses beginnen?
Für größere Kongresse empfehlen wir einen Vorlauf von mindestens einem Jahr, weil gefragte Locations und Hotelkontingente früh vergeben sind. Kompakte Tagungen lassen sich auch kurzfristiger umsetzen.
Kontakt
Sie planen einen Kongress?
Erzählen Sie uns von Format, Zeitraum und erwarteter Teilnehmerzahl.